Privatlivspolitik, vilkår og betingelser

100% gennemsigtighed skaber tryghed

Det er vigtigt for os, at du føler dig informeret og tryg ved vores databehandling – at vi værner om dit privatliv og at du kender til dine rettigheder. Hos Solemaids behandler vi al data fortroligt og i overensstemmelse med lovgivningen. Vi ønsker at være transparente og oplyse dig om, hvilke data vi behandler samt hvorfor. Vil du høre mere om, hvordan vi beskytter dine data, kan du kontakte os på info@solemaids.dk

Indledning

Med denne persondatapolitik vil vi skabe åbenhed og klarhed om vores registrering og behandling af personoplysninger. Vi gennemgår løbende denne politik, som revurderes og opdateres, hvis vi finder anledning dertil.

Baggrund

Der er i EU/EØS og Danmark indført nye regler med ”Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679” for håndtering af personoplysninger. Reglerne er på mange områder en videreførelse af eksisterende lovgivning, men på nogle områder er reglerne strammet væsentligt.

Denne persondatapolitik fastlægger rammerne for behandling af personoplysninger hos Solemaids ApS, herefter benævnt Solemaids. Endvidere sikrer persondatapolitikken en løbende kontrol med efterlevelsen af krav i gældende lovgivning.

Vi er databehandler, når klinikker bruger vores Solemaids Scientia platform – hvordan kontakter du os?

Solemaids er databehandler for de oplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Anvendelsesområde

Denne persondatapolitik finder anvendelse ved brugen af Solemaids Scientia og når du er kunde hos os, besøger vores hjemmeside og deltager i vores webinarer.

Når du er kunde eller potentiel kunde hos os, behandles følgende personoplysninger:

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:

Vi behandler kun almindelige personoplysninger om dig. Som udgangspunkt vil de oplysninger, vi behandler, vedrøre den virksomhed, som du agerer på vegne af. Herudover vil vi behandle dit navn, dine kontaktoplysninger, dine bankkontooplysninger (til brug for afregninger) og muligvis din adresse, hvis disse oplysninger fremgår af CVR-registret og er tilknyttet virksomheden. Vi forventer, at dine kontaktoplysninger i øvrigt ikke er private, men tilhører din arbejdsgiver/arbejdsplads.

Formål:

Forud for en aftale kan der være diverse drøftelser pr. mail, telefon eller via chat. Solemaids behandler dine oplysninger ved denne kontakt samt for vurdering af dine behov og dermed til vurdering af korrekt produktvalg. Ved indgåelse af samarbejdsaftale, behandler vi en lang række oplysninger om dig til sikring af, at der bliver leveret en korrekt ydelse, og at alle parter samt disses kontaktpersoner bliver korrekt identificeret. Dine oplysninger vil i samarbejdsperioden blive registreret, ajourført og anvendt, såfremt og i det omfang de er relevante for opgavernes løsning eller for klientforholdet i øvrigt. Oplysninger bruges også til at sikre tilpasning af kommunikation, til support samt til forbedring og udvikling af services. Dine oplysninger kan ligeledes blive behandlet i forbindelse med tilmelding til Solemaids webinarer.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

Vores behandling af dine personoplysninger sker først og fremmest på baggrund af vores aftale om samarbejde og med henblik på at udføre den opgave, som du har bedt om vores bistand til, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Derudover kan vi anvende dine oplysninger i forbindelse med din tilmelding til Solemaids webinarer. Behandlingen sker på baggrund af dit samtykke og i henhold til databeskyttelsesforordningen art. 4, nr. 11, jf. art. 7, og art. 6, stk.1, litra a.

Vores behandling af dine personoplysninger sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, bogføringsloven og anden lovgivning, der regulerer eller fastsætter rammer for vores udførelse af den pålagte opgave.

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Vi modtager først og fremmest dine personoplysninger fra dig selv i forbindelse med indgåelse og vedligeholdelse af aftaleforholdet. Det kan ske skriftligt, under telefonsamtaler eller i forbindelse med eventuelle møder.

Vi vil selv løbende indhente oplysninger om dine almindelige stamdata som navn og adresse fra offentligt tilgængelige databaser. På den måde sikrer vi os, at oplysningerne er opdaterede og korrekte.

Vi kan efter omstændighederne vælge selv at indhente oplysninger om din økonomiske og personlige forhold fra offentligt tilgængelige kilder, herunder fra databaser og sociale medier på internettet.

Herudover kan vi indsamle dine oplysninger på følgende måder:

• i forbindelse med tilmelding til vores webinarer, hvor vi efterfølgende kan kontakte dig.
• via CVR-registret
• via browser cookies ved brug af hjemmesiden (læs mere om vores politik for håndtering af cookies på følgende link: https://Solemaids.dk/infocenter/cookiepolitik/)

Modtagere eller kategorier af modtagere:

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til eksterne parter.

Internt hos Solemaids er det alene de af vores medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for at se dine personoplysninger, der har adgang til disse.

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer:

Vi vil ikke overføre dine personoplysninger til modtagere uden for Danmark, medmindre du selv flytter til udlandet eller det er nødvendigt af hensyn til opgavens udførelse.

Vi overfører kun personoplysninger til lande uden for EU og EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejde), såfremt vi har et lovligt, rimeligt og legitimt grundlag herfor, og vi kan sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Opbevaring af dine personoplysninger

Dine personoplysninger vil blive opbevaret så længe aftalen om samarbejde består. Vi kan derfor på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger. De fleste af dine persondata vil blive slettet 12 måneder efter samarbejdet er ophørt. Dog vil personoplysninger, som er omfattet af blandt andet bogføringsloven først blive slettet efter løbende regnskabsår plus 5 efterfølgende år, da de kan have regnskabsmæssig relevans.

Når du er klient hos en klinik, der bruger vores Solemaids Scientia:

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:

Vi behandler almindelige personoplysninger samt ganske få sensitive oplysninger vedrørende Severs syndrom hos dit/jeres barn.

Formål:

Formålet at kunne levere den rette behandling samt indlægssål til behandling af Severs syndrom, samt at sikre sålernes effekt og monitorere effekten (CE-mærkning) og at få mere viden om børn med Severs syndrom, så forhåbentligt endnu flere kan få hjælp. Yderligere vil vi modtage tilbagemeldinger vedrørende effekten af behandlingen.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

Vores behandling af dine personoplysninger sker først og fremmest på baggrund af vores aftale om samarbejde og med henblik på at udføre den opgave, som du har bedt om vores bistand til, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og b, samt artikel 9 stk. 2 litra a og hjemmelsreglen i artikel 9, stk. 2, litra e.

Vores behandling af dine personoplysninger sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen, retsplejeloven, bogføringsloven og anden lovgivning, der regulerer eller fastsætter rammer for vores udførelse af den pålagte opgave.

Hvor dine personoplysninger stammer fra:

Vi modtager først og fremmest dine personoplysninger fra jer selv i forbindelse med indgåelse af aftaleforholdet samt undersøgelse af dit/jeres barn. Det kan ske skriftligt, under telefonsamtaler eller i forbindelse med eventuelle møder.

Opbevaring af dine personoplysninger

Dine personoplysninger vil blive opbevaret så længe aftalen om samarbejde består. De fleste af dine persondata vil blive slettet 6 måneder efter samarbejdet er ophørt.

Hvilke typer personoplysninger behandler vi:

Vi behandler almindelige personoplysninger samt ganske få sensitive oplysninger vedrørende Severs syndrom hos dit/jeres barn.

De oplysninger, som vi behandler om dig, kan omfatte (men omfatter ikke nødvendigvis) følgende:

• Navn på dit barn.
• Navn og e-mail på forældre
• Fødselsår og måned.
• Forhold vedr. diagnosen af Severs syndrom
• Fodstørrelse
• Smerteniveau
  
  

Oplysningerne om dit/jeres barn vil blive registreret og anvendt i behandlingen af Severs Syndrom.

Det er kun jeres behandler, som har adgang til data.

Solemaids har ingen adgang til personhenførbare data.

Dine rettigheder som registreret

Vi sikrer den registreredes rettigheder ved blandt andet at behandle dennes personoplysninger på en åben og oplyst måde. Det betyder, at vi oplyser dig som registreret om, at vi behandler dine personoplysninger samt hvordan, så du har mulighed for at gøre dine rettigheder gældende.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

• Ret til indsigt
  Du har ret til at få indsigt i oplysningerne, som vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse
  Hvis der er registreret urigtige oplysninger om dig, kan du få disse oplysninger rettet.
• Ret til sletning
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig tidligere end vores almindelige slettefrister indtræder.
• Ret til begrænsning
  Databeskyttelsesforordningen giver dig ret til i visse tilfælde, at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Da vi kun behandler relevante og rimelige personoplysninger, og i henhold til vores hjemmelsgrundlag i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f og øvrig lovgivning for inkassovirksomhed, kan vores behandling af oplysninger som udgangspunkt ikke begrænses yderligere.
• Ret til indsigelse
  Databeskyttelsesforordningen giver dig ret til indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger. Vi vil i så fald vurdere om selve indsigelsen er berettiget.
• Ret til dataportabilitet
  Databeskyttelsesforordningen giver dig i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og at få disse overført fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Kravene dertil opfyldes dog ikke i forhold til dine oplysninger hos Solemaids ApS.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Du er velkommen til at ringe til os, men vi opfordrer dig til at skrive til os, da det i højere grad sikrer, at der ikke sker misforståelser mellem os. Vi bestræber os på at besvare alle henvendelse inden for 1 måned fra modtagelsen. Vi gør opmærksom på,

at du af sikkerhedsmæssige årsager vil skulle verificere din identitet før din anmodning kan behandles.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Såfremt vi træffer afgørelser, som betydeligt påvirker den registrerede, sikrer vi, at en sådan afgørelse ikke udelukkede, er truffet ved en automatisk behandling eller profilering.

Vi videregiver ikke personoplysninger til samarbejdspartnere eller andre eksterne organisationer, medmindre den registrerede har givet samtykke til dette, eller vi er retligt forpligtet til at videregive personoplysningerne.

Såfremt vi har videregivet personoplysninger til selskaber uden for Solemaids, sikrer vi, at selskaberne informeres om enhver berigtigelse, sletning eller begrænsning, som der er truffet foranstaltninger om.

Kontakten til Datatilsynet

Såfremt Datatilsynet skulle foretage tilsyn eller rette henvendelse til Solemaids, sikrer GDPR-Gruppen sammen med det øverste ledelsesniveau, at Datatilsynet får den efterspurgte information, herunder fortegnelsen over behandlingsaktiviteter.

Endvidere sikrer vi, at vi til enhver tid overholder de tidsfrister, som Datatilsynet måtte stille i forbindelse med et tilsyn eller en henvendelse.

Hvor kan du klage?

Hvis du ikke er tilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, opfordres du til i første omgang at kontakte os, så vi sammen kan finde en løsning.

Er du efter dialog med os fortsat ikke tilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive klage til Datatilsynet. Du kan læse mere om, hvordan du klager til Datatilsynet her: https://www.datatilsynet.dk/media/7766/klage-til-datatilsynet.pdf

Datatilsynets kontaktoplysninger

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Tlf.: 33 19 32 00

Sikker e-mail: dt@datatilsynet.dk

www.datatilsynet.dk